Cómo solucionar una impresora sin conexión en Windows 10 y Windows 11

Cuando Windows muestra una impresora como sin conexión, no siempre significa que la impresora esté rota. Lo más habitual es que el equipo haya perdido la comunicación con ella, que la cola de impresión esté bloqueada o que Windows esté intentando usar una configuración antigua.

Este error puede aparecer tanto en impresoras USB como en impresoras WiFi. También es frecuente después de una actualización de Windows, un cambio de router, una reinstalación del controlador o varios trabajos de impresión fallidos.

Solución rápida

Antes de reinstalar nada, prueba esta comprobación básica:

1. Apaga la impresora desde su botón físico.
2. Espera al menos 30 segundos.
3. Enciéndela de nuevo y espera a que termine de arrancar.
4. Reinicia el ordenador.
5. Si es una impresora WiFi, confirma que ordenador e impresora están conectados a la misma red.
6. Abre la cola de impresión y cancela documentos pendientes.
7. Intenta imprimir una página de prueba.

Si después de esto sigue apareciendo sin conexión, continúa con los pasos siguientes.

Comprobar que Windows no la tenga en modo sin conexión

Windows permite marcar una impresora como sin conexión manualmente. A veces esta opción queda activada sin que el usuario se dé cuenta.

En Windows 11:

1. Abre Configuración.
2. Entra en Bluetooth y dispositivos.
3. Selecciona Impresoras y escáneres.
4. Pulsa sobre tu impresora.
5. Abre la cola de impresión.
6. En el menú de la cola, revisa si aparece una opción similar a Usar impresora sin conexión.
7. Si está marcada, desmárcala.

En Windows 10 el camino es parecido: Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres. También puedes acceder desde el Panel de control clásico si te resulta más cómodo.

Vaciar trabajos atascados en la cola de impresión

Un documento bloqueado puede hacer que todos los trabajos posteriores fallen. Es uno de los motivos más frecuentes del mensaje sin conexión.

1. Abre la cola de impresión de la impresora afectada.
2. Cancela todos los trabajos pendientes.
3. Espera unos segundos.
4. Cierra la ventana.
5. Vuelve a abrirla y prueba a imprimir de nuevo.

Si un documento no se deja cancelar, reinicia el servicio de cola de impresión.

Reiniciar el servicio de cola de impresión

La cola de impresión es el servicio de Windows que gestiona los documentos enviados a la impresora. Reiniciarlo no borra archivos personales ni desinstala la impresora.

1. Pulsa Windows + R.
2. Escribe services.msc y pulsa Enter.
3. Busca Cola de impresión.
4. Haz clic derecho sobre el servicio.
5. Pulsa Reiniciar.
6. Cierra la ventana de servicios.
7. Prueba a imprimir otra vez.

Si no aparece la opción reiniciar, puedes pulsar Detener, esperar unos segundos y después pulsar Iniciar.

Revisar la conexión USB o WiFi

Si la impresora está conectada por USB, cambia el cable a otro puerto del ordenador. Evita concentradores USB si estás diagnosticando el problema, porque pueden añadir fallos intermitentes.

Si la impresora es WiFi, comprueba lo siguiente:

• Que la impresora sigue conectada a la red correcta.
• Que el ordenador no está conectado a una red de invitados.
• Que no has cambiado recientemente el nombre o la contraseña del WiFi.
• Que el router no está demasiado lejos de la impresora.
• Que la impresora tiene buena señal.

Algunas impresoras imprimen una hoja de estado de red desde su propio menú. Esa hoja suele indicar el nombre de la red, la dirección IP y si la conexión está activa.

Quitar y volver a añadir la impresora

Si Windows conserva una configuración antigua, eliminar la impresora y añadirla de nuevo puede resolver el problema.

1. Abre Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres.
2. Selecciona la impresora.
3. Pulsa Quitar o Eliminar dispositivo.
4. Reinicia el ordenador.
5. Vuelve a Impresoras y escáneres.
6. Pulsa Agregar dispositivo.
7. Espera a que Windows detecte la impresora.

Si Windows no la detecta correctamente, instala el controlador oficial del fabricante desde una fuente fiable. Evita paquetes de drivers de páginas desconocidas.

Revisar impresora predeterminada

Puede que estés enviando documentos a una impresora antigua o duplicada. Esto ocurre cuando Windows crea varias entradas con nombres parecidos.

1. Entra en Impresoras y escáneres.
2. Localiza la impresora que realmente usas.
3. Selecciónala como predeterminada si corresponde.
4. Elimina entradas duplicadas que ya no utilices, siempre que tengas claro cuál es la correcta.

Si tienes dudas, cambia primero la predeterminada y prueba. No elimines dispositivos hasta confirmar que no los necesitas.

Causas comunes

Las causas más habituales de una impresora sin conexión en Windows son:

• La impresora está apagada, suspendida o sin conexión de red.
• La cola de impresión tiene documentos bloqueados.
• Windows está usando una impresora duplicada o antigua.
• El router ha cambiado la IP asignada a la impresora.
• El controlador está dañado o desactualizado.
• El ordenador y la impresora están en redes WiFi diferentes.
• Hay un problema físico de cable, puerto USB o señal WiFi.

Errores relacionados

También puedes encontrarte con mensajes parecidos:

• La impresora no responde.
• Error al imprimir.
• Documento pendiente en cola.
• Controlador no disponible.
• Windows no puede conectar con la impresora.

Aunque los mensajes sean distintos, conviene empezar por las mismas comprobaciones: conexión, cola de impresión, impresora predeterminada y controlador.

Resumen final

La mayoría de errores de impresora sin conexión se solucionan revisando la conexión, vaciando la cola de impresión o quitando y añadiendo la impresora de nuevo. Si el problema aparece solo por WiFi, presta especial atención a la red, al router y a posibles cambios de IP.

Si después de reinstalar el controlador oficial y probar otra conexión la impresora sigue sin responder, puede haber una avería física o una limitación del propio dispositivo. En ese caso conviene consultar el soporte del fabricante.